Система автоматизации состоит из следующих составляющих: компьютерное железо, программное обеспечение, заранее прописанные регламенты (правила взаимодействия подразделений предприятия) и сотрудник-оператор. Если система грамотно настроена и введена в эксплуатацию, то она способна выполнять следующие функции: хранение оперативной информации при условии её однократного ввода, проведение пользователей по маршрутам бизнес-процессов, проверка корректность вводимой информации, осуществление необходимых расчётов и формирование печатных форм. Кроме того, система осуществляет такие действия, как регистрация прохождения точек маршрута бизнес-процессов (а значит, и состояния их выполнения), накопление статистической информации и предоставление её по требованию в виде удобном для анализа и принятия решений.
Выглядит всё это заманчиво, но бизнес консультант должен предупредить вас, что существует вероятность не получить всех этих приятных выгод и преимуществ. Произойдет это в том случае, если в беспорядке находится сама бизнес-система, то есть бизнес-процессы, зашитые в программу неоптимальны и беспорядочны. На профессиональном жаргоне эту ситуацию называют «автоматизированным хаосом». Поэтому внедрение процессов автоматизации, которые опираются на неверную системную модель, не повлечет за собой ничего, кроме неэффективных расходов. Отсюда вывод: перед тем как автоматизировать свой бизнес, наведите в нём порядок.
Глобальная стратегия автоматизации берет своё начало от потребностей бизнеса, поэтому разрабатываться она должна непосредственно при участии первых лиц компании. Следующий за ней технический план или техническое задание можно уже поручить и IT-специалистам, выбрав из них самых достойных. Для разработки бизнес-процессов привлекайте руководителей ключевых подразделений, но помните, что они имеют склонность преувеличивать важность и значимость именно своего участка работы. Следите, чтобы это не привело к избыточным требованиям с их стороны, а значит, и неоправданным затратам. На этом этапе бизнес консультант научит вас действовать по принципу необходимого и достаточного. Основная задача эффективной автоматизации – получение максимальной выгоды при минимальных затратах.